De vele foto’s die de vereniging ontvangt worden in een bestand opgeslagen nadat ze zijn gescand.

Onze vrijwilligers vermelden de noodzakelijke en bekende gegevens bij de foto’s, zoals de namen van de personen op de foto, waar de foto is gemaakt en of de foto eerder is gebruikt voor een expositie, in een boek of voor de kalender. Ook wordt vermeld wie de foto’s of documenten heeft aangeleverd. En tenslotte worden de originele gescande en digitale bestanden van een uniek nummer voorzien.